大学生活

大学生の、大人へのメールの書き方マナー講座。

 

どうもこんにちは、あおです!

突然の告白ですが、白い消しゴムが好きです。

大学生の、大人へのメールの書き方マナー講座。

今回はメールの書き方についてのお話です。

大学生になると、レポートや授業の質問をするために大学の先生方とメールで連絡を取り合わないといけないことが多々あります。

サークル長を務めていたり、なにかしら委員会に所属していたりする場合には、大学の職員さんと連絡を取りあわないといけないこともあるのです。

 

こんなときに役に立つのがメールなのですが、

大学生(特に1年生)って大人へのメールの書き方が分かっていません!

 

なぜなら私も1年生のときそうだったから。失敗しました。

 

自分の経験を万人に当てはめるなよ、と言いたいところですが、

「先生に送る文面これでいいかな?」と友達が見せてくれたときのメールの文面や、後輩ちゃんの私に対する最初のLINEの文面をたくさん見た経験から言うと、多くの大学生が目上の人へのメールの打ち方を知りません。

いや別に、後輩ちゃんに対して敬語を使え!と言っているわけではないんですけど、ほかの人にもそれだとまずいぞ…?というものが本当に多い。

 

まあでも言われてみりゃメールの書き方なんて習ったことないべ。

習っていないのなら仕方のないこと。今回は大人へのメールの打ち方を学んでいってほしいです。絶対損にはなりません。絶対!

 

なんでこんな話をするかというと私も大学1年生のときに先生へのメールで失敗したからなんですね。

期末前にレポートについて質問したのに結局返事がきませんでした。いまだに笑(2年前から)!

 

学生からしたら、え!?ちょ、先生!?って感じですが、あのときは私のメールの文面が悪かったです。

メールを丁寧に打てることのメリット

大人からの初対面の印象が良くなる

メールが丁寧に書けるようになるとまずは大人から印象・評価が変わります

私は委員会に所属しているのもあって、よく教授や職員のかたにメールを打ちます。

メール→直接会うという段階を経ることも多いのですが、直接会ったときには

先生
先生
ああ、あのメールくれた子ね!

とよく言ってもらえます。

 

たまに委員会で集まっているときに、

あのメールをくれたのはどの子?ああ、君ね!(用件終わり)

みたいなこともあります。

 

勝手にポジティブにとらえていますが、わざわざメールを送った人を確認するってめっちゃ印象に残ってるってことだと思うんですよ。

そしてその後は、先生方に頼ってもらえているような感覚さえあります。

第一印象がいいとのちのち楽です!

 

就活に役立つ

まだ大学3年生になったばかりなので就活については全然詳しくないんですけど、メールが丁寧に打てるのは役立つに違いありません!

理由は上記と一緒。大人からの印象が良くなるからです。

教授や職員の方がもっているであろう、自分の大学の学生というひいき目がなくても戦えるようにならねばなりません。

 

分かりやすい説明ができるようになる

メールが丁寧に打てるようになってから簡潔でわかりやすい説明ができるようになりました。

先生や職員の方とメールするときに、「現状はこう、だからこういうのがあってほしい」みたいなやり取りをすることがあるのですが、その説明がめちゃくちゃ丁寧にできるようになります。

 

なんでかはわからん笑。

でも多分、丁寧な文面を心掛けるだけで、より分かりやすく相手に伝えなければならないという気持ちが働くのでしょう。

 

いわば相手へのリスペクト精神が大きくなるのです!相手へのリスペクト…対人関係でも大事ですねぇぇ。

 

先生へのメール(レポート特化)ボツバージョン

法学部の〇〇(名前)です。

レポートを提出したのですが、「類似性が高いレポートが提出された」と表示されました…。友達のを写したり、一緒にやったりなどは一切していません。絶対に自分一人で書き上げました!とても不安なのですが、この場合単位は来ないのでしょうか?

よろしくお願いします。

2018/7/10 23:14

ちょっと加工は加えていますが、私が1年生のときに先生に送ったメールです笑。今見返すとそこまでひどくない笑。

でもちょいちょい残念な部分があるのでお伝えします。

 

 

余談ですがこのときめちゃくちゃ焦ったんですよね。しっかり自分でレポートを書いたのにこの世のどこかに自分が書いたレポートの内容と似たものがあるというのです!いやあ焦ったなあ…。

新入生諸君、先生に確認はした方いいけれど、自分で堂々と書いたのなら何ら心配することはないと伝えておきます。

ちょいちょい出てくる表示ですが、基本大丈夫です。このときはレポート評価でAが来ました!返信してくれよ先生…。

 

残念なポイント7つ

上記のボツバージョンから残念なポイントを7つ挙げていきます。

1、〇〇先生という宛名を書き忘れている

まずは宛名を書く必要があります。あなたあてですよ~と伝えるためでもあり、本題に入るまでのワンクッションです。宛名はきちんと書きましょう。

私は、敬称は先生の場合は〇〇先生、職員の場合は○○様にしています。

 

2、冒頭のあいさつを忘れている

LINEでの会話に慣れているといきなり本題に入りがちですが、それは絶対NG!

丁寧にメールが打てるようになってから、大人の言っている意味がすごくわかるようになったのですが、唐突に本題が始まるとすごくびっくりします笑。

ノックなしにいきなり部屋の扉あけられた感覚です。

いつもお世話になっております。とか、お忙しいなか申し訳ありません。とか一言添えましょう。

 

3、大学名を入れ忘れている

学部学科だけでなく、大学名も入れておきましょう。

先生が講師の方で様々な大学を回っているときなどはなおさらです。

私の場合、大学から配布されたメールアドレスを使用していたので、書かなくてもわかるだろうと思っていたのですが、やはり書いておくのが相手には親切でした。

学年も書いておくとより親切です。

 

○○大学 法学部 □□学科 △年 名前 です。

 

みたいな。学科まで書くとめっちゃ長くなることがあって最初は違和感がありますが、大丈夫です。すぐ慣れます!

 

4、履修している授業名を書いていない

先生は授業を複数もっていることが多いです。大学1年生はそれに気づかない…(経験者ハ語ル)。

「レポートを出しました。」といきなり言われてもどの授業やねん、という事態が発生します。なので、どの授業の話なのかをきちんと書いておきましょう。

~~~の授業を履修しています。

もっと言うと、レポートが複数課題に出されている場合はどのレポートなのかも書いた方が良いです。

 

5、「…。」とか「!」とか「?」とかを使っている

テンションをより相手に伝えたいがために(?)、「…。」とか「!」とか「?」とかを使いたくなる気持ちはすごくよくわかります。

でも、使わないようにしましょう。そのメールが相手に対して第1弾のメールならなおさらです。

「郷に入りては郷に従え」ではありませんが、相手は大人のフィールドにいる人です。大人のフィールドはこういう口語チックな記号を使いません。まじで使いません。

 

使わないのになぜテンションの浮き沈みが表現できるのだろうかと感心してしまうくらいに使いません。語彙力が豊富なんだろうなあ。

 

というのはさておき、普段「…。」とか「!」とか「?」の記号に慣れていない人にそれらの記号を使うとやっぱりびっくりしてしまうものです。使わないようにしましょう。

 

私も多用していたら、「口語調がすぎます。」と返信の最後に先生に怒られたことがあります笑。あと顔文字もダメです!

 

俺の屍(しかばね)を越えてゆけ。

 

6、改行をしていない

スマホでのやりとりに慣れているとつい忘れてしまうのが改行です。

パソコンでメールを確認する人もいるので、ある程度の分量を打ったなと思ったら改行しておきましょう。パソコンの画面横いっぱいに文字が続いたら読みづらそうですよね。

補足しておくと、先生方くらいの年齢になるとパソコンを使う人は本当に多いです。スマホ画面小さくて嫌なのだとか笑!見えねえ、と言っていました笑。

私はスマホの画面で2~3行になったら改行します。「、」「。」がいい区切りですよね。

 

7、夜に送っている

レポート課題はね!夜やっちゃうものですよ!仕方ないです笑!この際はご愛嬌ということにしておきましょう笑。

冒頭のあいさつの部分を「夜分に失礼します。」で始めれば大丈夫です笑!

 

でも基本的には夜にメールをするのは良くないです。

 

私も、緊急だ~!と思って(レポート関連ではなく)連絡するとよく職員の方に怒られます笑。

学生からすると見る側が好きなときに見ろよ、だからメールなんだろ、という気がしますが笑、夜には送らないのがマナーだそうです。

平日の9時(8時もセーフ)~17時の間がベストだと教えてもらいました。

 

 

では、これらの内容を踏まえてメールを打ちなおしてみましょう。ブログ記事だと改行が激しいですが(1行分の空行が生まれる…。)そこまでの必要はありません。

先生へのメール OKバージョン

○○先生

いつも世話になっております。○○大学 □□学部 △△学科 ●年 (名前)です。

○○先生の、~~~という授業を取っているのですが、レポートに関して質問があります。

先ほど■■についてのレポートを提出したのですが、提出した際に「類似性の高いレポートが提出されました。」との表示が出ました。

インターネットから情報をもらった部分もありますが、引用した旨を書いたうえ、友達に見せてもらったり、一緒にやったりしたことはありません。

絶対に自分一人で書き上げました。

類似性が高いレポートの提出となった場合、評価はしていただけないのでしょうか。

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

2018/7/10 16:36

 

みたいな感じです!

そこまで大きな変化が見られないと思うかもしれませんが、私からすると結構違います。できる人からするとわかるってやつなのかもしれませんね!わ~い!

いやまじでできるようになってから1年生のときの文面をみるとひやひやします。

まとめ

7個もポイントあんのか~という気がしてしまいますが、慣れればどうってことありません。

1、宛名をかく

2、冒頭のあいさつをかく

3、大学名をかく

4、授業名をかく

5、記号は使わない

6、改行する

7、なるべく平日9時~17時に間にメールする

です。

これらのポイントをおさえてメールが打てていたら、私も大学1年生のあの日、先生からレポートに関する返信が来たのかもしれません…笑!

 

メールが丁寧に書けるのはほんとにいい技術ですよ!

 

では!

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